¿Cómo prevenir la

reunioncitis laboral?

Las reuniones son uno de los mayores ladrones del tiempo, en el día a día copamos nuestras agendas con reuniones y estamos agotando nuestro tiempo para cumplir con otras actividades no menos importantes.
Reducir el tiempo dedicado en reuniones es el principal objetivo de este artículo ya que, así como tenemos reuniones productivas también tenemos reuniones que por lo contrario afectan nuestra productividad en el rendimiento de otras actividades, a continuación, vamos a puntualizar algunas preguntas que debemos realizarnos antes de programar o asistir a una reunión:

Item-1¿Realmente debo asistir? En muchas ocasiones sabemos que no somos indispensables para el desarrollo de una reunión o que tu presencia no generara impacto en ésta, por lo que, si puedes evitar asistir a reuniones en las que no tienes un papel o participación importante, podrás optimizar el tiempo para realizar otras actividades más productivas.

Item-2Si realmente debo asistir,
¿es necesario que lo haga de forma presencial?
Muchas veces tenemos reuniones con los clientes en las que podríamos preguntarnos si ¿realmente es necesario desplazarnos hasta sus instalaciones o podríamos realizarlo de forma virtual?, solo debes garantizar que tienes acceso a ello, pues no queremos generar descontento en el cliente por no poder conectarnos a tiempo a la reunión.

¿Realmente necesitamos que la reunión tenga lugar?En ocasiones nos encontramos en situaciones en las que nos preguntamos ¿para qué vamos a realizar esta reunión? Por ejemplo, en el caso de seguimientos y avances de proyectos, si tenemos una situación en la que no hay ningún avance, ¿es realmente necesario realizar reunión de seguimiento en la que asistan todos los involucrados y nadie tenga avances por socializar?
Ten en cuenta que en una reunión no sólo pierdes tiempo tú, si no todas las personas que la asisten por lo que si evaluamos en términos de tiempo total perdido son muchas horas.

Item-4¿La reunión tiene una agenta o es claro
el objetivo de la reunión?
No nos reunimos por reunirnos, no tiene sentido asistir a una reunión en la cual no se tiene claro cuales son los puntos que se van a tratar sobre la mesa y cual es el resultado que queremos obtener.

¿Podemos limitar la duración de la reunión?Definir la duración de la reunión te permite generar mayor concentración en los asistentes para lograr el objetivo esperado pues al limitar el tiempo asignado para ello te enfocaras en hacer los 15 minutos o media hora de reunión lo más productivo posible.
Cuando no definimos el tiempo de duración de una reunión, probablemente no sea tan productiva y efectiva como lo que esperas, pues no te estarás planteando un objetivo para esta actividad.

¿Es posible hacer una prueba previa
de la reunión?
Nos pasa que los clientes nos citan a reuniones virtuales y se presentan problemas de conexión, pues no validamos previamente si la tecnología que utiliza el cliente nos funciona de forma correcta.