TIPS PARA CREACIÓN DE CLASES

DOCUMENTALES Y PROPIEDADES

CONCEPTOS CLAVES

REPOSITORIO

Object Store: Es el componente principal de una solución ECM. Su función es la de almacenar contenido electrónico como: Documentos, imágenes, registros,
etc.

CLASES

Son los componentes a partir de los cuales son instanciados los objetos que conforman una solución de gestión documental. Están clasificadas en tres tipos: Documento, Folder y Objeto Personalizado

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Hace referencia al sitio en donde y cómo serán almacenados los elementos que componen la solución

—— NOMBRAMIENTO DE OBJETOS ——

Los objetos que componen una solución de gestión documental están
clasificados de la siguiente manera:

SEGURIDAD          CARPETAS          DOCUMENTOS

Con el fin de identificar adecuadamente los elementos dentro de la solución, se proponen unas guías de nombramiento de acuerdo con el componente al que pertenezcan los objetos. (Content Manager, Records Manager, Case Manager)

Prefijos para nombramiento de Objetos:

CM: identificamos objetos empleados en soluciones de Content Manager
RM: identificamos objetos empleados en soluciones de Records Manager
CmAm: identificamos objetos empleados en soluciones de Case Manager

—— CLASES ——

Nombramiento de Clases:

  • Utilizamos el prefijo de sistema
  • Relacionamos el nombre del proceso, así identificamos el uso que vamos a darle a la clase documental. Ej. CM_Radicacion. Clase documental a partir de la cual se crearan los objetos de tipo Documento para el proceso de Radicación

Diseño de clases

Debe existir una clase principal de la cual se deriven las clases que se requieran para completar la solución. Tengamos en cuenta que antes de crear una clase documental se deben crear los siguientes objetos:

  • Propiedades
  • Listas de selección
  • Políticas de almacenamiento
  • Áreas de almacenamiento

Abarquemos en los metadatos los descriptores más genéricos para reutilizar la clase en la mayor cantidad de procesos.
Creemos subclases sólo SI los descriptores generales de la clase principal no se ajustan a los requerimientos de indexación de los objetos
Cada clase documental debe estar limitada a cubrir un único concepto. Ejemplo: CM_Radicacion, CM_Afiliaciones

Estas recomendaciones aplican para las clases de tipo Documento, Carpeta y Objeto Personalizado.

—— PROPIEDADES ——

Las propiedades son los elementos que permiten describir las características de los objetos que serán creados a partir de las clases. Estas son algunas recomendaciones a tener en cuenta cuando se está realizando un diseño de soluciones de gestión documental:

  • Definamos y utilizemos el estándar de nombramiento
  • Procuremos que el nombre sea genérico, de esta manera se nos hace más fácil utilizarlas en más de una clase.
  • Evitemos definir propiedades que puedan contener la misma información. Ejemplo:CM_Nombres y CM_Nombre

—— LISTAS DE SELECCIÓN ——

Son objetos que nos permiten presentar al usuario diferentes opciones con el fin de que sea seleccionada una de ellas. Las listas nos ofrecen la ventaja de estructurar y normalizar el contenido, de forma tal , que aseguramos que los valores de entrada cumplan con un estándar de sintaxis y/o de ortografía.
Las siguientes son unas recomendaciones básicas para diseñar y construir listas de selección:

  • Cuando se utilicen las listas de selección, tenemos en cuenta la definición de una cantidad mínima de ítems. De esta forma garantizamos que puedan ser visualizados fácilmente
  • Es importante que tengamos en cuenta cuando se asocie una lista de selección a una propiedad, que los valores estén normalizados (es decir que cumplan con la sintaxis esperada) y correspondan a los que ya existen en la lista.
  • Es bueno nombrar la lista de selección con base en el contenido y así mismo la propiedad a la cual va a ser asociada.

—— ESTRUCTURA DE CARPETAS ——

La estructura de carpetas hace referencia al modelo de almacenamiento que se va a seguir para la solución de gestión documental.

  • Se recomienda distribuir la estructura de carpetas de acuerdo con la estructura organizacional; por localización geográfica o por función (procesos). Esto dependerá de las necesidades de la organización y de los requerimientos de la solución que se esté implementando.
  • Limitar el número de niveles de carpetas dentro de la estructura
  • Evitar organizar árboles con más de 100 o 200 subfolderes